L’organisation d’un séminaire fait partie de la vie d’une entreprise. Il s’agit d’un événement corporate durant lequel les collaborateurs et/ou les partenaires vont échanger à propos des projets de l’entreprise et participer à différentes activités conviviales. Pour réussir l’organisation d’un séminaire, il est important de s’attarder sur certains angles. Découvrez 5 points clés qui vous aideront à mener à bien votre événement.
1. Bien encadrer le séminaire
Chaque congrès est différent. De ce fait, pour une organisation d’un séminaire réussie, il est important de bien définir ce que vous souhaitez faire. Autrement dit, déterminez clairement l’objectif de votre événement.
Voici différentes raisons qui pourront vous amener à organiser un séminaire :
- Présenter un nouveau produit ou service ;
- Renforcer la cohésion d’équipe ;
- Partager des connaissances et des compétences ;
- Favoriser le réseautage ;
- Sensibiliser à des enjeux et des problèmes.
Comprendre l’objectif de votre séminaire vous permettra d’identifier la cible et les participants de votre événement B2B.
2. Bien définir le budget
Le budget tient une place primordiale dans le cadre d’un séminaire d’entreprise. Il s’agit même du point de départ qui va réussir votre organisation. Pour avoir une estimation de votre budget, vous devez considérer différents facteurs. Par exemple : le coût de la location de la salle ou des réservations d’hébergement, la durée du séminaire, les frais de logistique, le nombre de participants, les frais de transport des intervenants, la nourriture, etc.
Pour connaître le budget à préparer pour votre séminaire, pourquoi ne pas solliciter les bons conseils d’un expert en organisation d’évènements professionnels ? Ce tiers peut d’ailleurs se charger de superviser votre eventcorporate complètement. Il faut enfin souligner que le budget prévu doit être respecté au risque de se retrouver face à de mauvaises surprises.
3. Choisir un lieu et une date adaptés à la réunion
Après avoir clairement défini le budget pour votre séminaire, il vous incombe désormais de procéder aux actions qui correspondent à l’enveloppe prévue. Ce conseil s’applique notamment au niveau du choix du lieu et de la date de votre événement.
Pour ce qui est du lieu, pensez à un endroit adapté au type de séminaire. Par exemple, vous pouvez choisir des lieux atypiques ou un lieu en plein airs’il s’agit d’un séminaire typique d’un team-building.
Pour les réunions plus formelles, optez pour une réservation de salle auprès d’un hôtel chic. Et pour les grandes réunions, vous pouvez envisager d’occuper un grand auditorium.
Ensuite, concernant la date de votre séminaire, laissez-vous guider par l’agenda de la société afin de déterminer la date idéale. Entre autres, ne négligez pas la situation de vos participants. Si vous souhaitez attirer du monde durant votre événement, choisissez une date où vous êtes sûr de pouvoir rassembler un maximum de personnes.
Par exemple : la veille de week-end ou le week-end, les jours de ponts, durant les vacances scolaires.
4. Élaborer un planning clair et organisé
La constitution d’un planning vous permettra de ne pas vous disperser lors du jour J. Pour une organisation optimale, pensez à inscrire sur papier le déroulement détaillé de votre séminaire. Le planning présentera notamment :
- les dates et les heures clés de l’événement ;
- un repère des lieux ;
- le nom et les fonctions des intervenants ;
- le fond de chaque intervention ;
- la durée de chaque intervention ;
- la liste des activités ;
- les temps de pause ;
- etc.
Tous les participants de votre événement d’entreprise doivent avoir ce planning à portée de main afin de ne pas perdre le fil du déroulement du séminaire. Vous pouvez créer un fichier numérique que vous enverrez par email à vos collaborateurs, partenaires ou clients. Ils auront ainsi une idée de ce qui les attend.
Par ailleurs, anticipez les choses et mettez en place une bonne gestion des risques si jamais les étapes du séminaire ne se passent pas comme prévu.
5. Communiquez après votre séminaire
Ce point est souvent négligé, pourtant, la communication après l’événement reste importante pour préserver l’image de l’entreprise. Ainsi, après le séminaire, pensez à envoyer un questionnaire de satisfaction à tous les participants afin de mesurer la qualité de votre événement. Les retours récoltés vous permettront d’ajuster votre stratégie d’organisation pour vos prochains séminaires.
N’oubliez entre autres pas d’envoyer un petit mot de remerciement aux participants. Et enfin, rendez public le résultat de votre eventcorporate à travers des photos sur les réseaux sociaux ou des communiqués de presse.
En suivant ces quelques conseils, vous mettez toutes les chances de votre côté pour organiser un séminaire avec brio et ravir tous les intervenants de votre événement.
